.:   Služby klientům > Účetnictví > Outsourcing účetnictví > Princip outsourcing účetnictví


Outsourcing přináší klientovi výrazné úspory nákladů na vedení účetní agendy při zachování komfortu přístupu k účetním datům

Princip outsourcing účetnictví

Činnost celého účetního oddělení je nahrazena 15 minuty práce jednoho administrativního pracovníka


Pokud firma bude využívat outsourcing účetních služeb, stane se její účetní oddělení nadbytečné. Celé účetní oddělení (tzn. kompletní zpracování účetnictví) je nahrazeno činností externí účetní firmy (ClassFin).
Činnost celého účetního oddělení bude nahrazena 15 min.* práce denně jednoho pracovníka z administrativy, který provede roztřídění účetních dokladů, jejich naskenování a nakonec jejich odeslání do firmy ClassFin.

Princip outsourcingu účetních služeb firmy ClassFin
Zaměstnanec klienta naskenuje daňové doklady (faktury, podkladní doklady) a ostatní dokumenty (smlouvy, dodací listy, apod.) a odešle je pomocí internetu k nám do firmy. Takto odeslané daňové doklady jsou během následujících 24 hod. zpracovány a zaúčtovány. Ihned po zaúčtování jsou veškerá účetní data on-line přístupná vybraným zaměstnancům firmy viz. Přístup k účetním datům při outsourcingu.

* Časový interval 15 min. představuje dobu nutnou ke zpracování přibližně 50 účetních dokladů (faktury přijaté, pokladní doklady, atd.). Tento čas tak odpovídá dennímu zasílání účetních dokladů středně velké výrobní firmy s 50 zaměstnanci a ročním obratem 50 mil. Kč.



Klient
U klienta se provede pouze základní roztřídění účetních dokladů, jejich převedení do elektronické podoby (naskenování) a následné zaslání na náš datový server. Celý tento proces je automatizovaný a tak tuto činnost může provádět administrativní pracovník (např. sekretářka) s minimální znalostí práce na počítači. Činnost administrativního pracovníka:
 Roztřídit dokumenty (daňové doklady) do 3 skupin
  Pro potřeby outsourcingu stačí rozlišovat 3 základní skupiny dokumentů
- faktury
- pokladní doklady
- ostatní doklady (smlouvy, dodací listy, apod.)
Vložit do scanneru a stisknout tlačítko „Odeslat“
Každému klientovi nainstalujeme zdarma náš software vyvinutý přímo pro nás, který pracuje (skenuje, ukládá a odesílá) automaticky a vyžaduje minimální nároky na obsluhujícího administrativního pracovníka.

Zasílání účetních dokladů do naší firmy může být prováděno dle požadavků a možností klienta (denně, týdně, měsíčně, atd.). Na četnosti zasílání dokladů závisí aktuálnost účetních dat, které má klient k dispozici – viz. Přístup k účetním datům při outsourcingu. Pokud klient zasílá své účetní doklady např. denně má k dispozici účetní data (např. přehled nezaplacených faktur, přehled pohledávek, podklady pro tvorbu bankovních příkazů, atd.) pouze s denním zpožděním.



ClassFin
V naší firmě jsou zaslané účetní doklady s maximální možnou rychlostí (do 24 hodin) zaúčtovány. Činnost prováděná zaměstnanci firmy ClassFin:
 Kompletní zpracování účetnictví
- administrace dokladů
- zaúčtování dokladů
- vytvoření účetní uzávěrky
- sestavení a podání všech potřebných daňových přiznání
Vytvoření elektronického archivu dokumentů (daňových dokladů)
Souběžně se zaúčtováním účetních dokladů se vytváří elektronický archiv dokumentů (daňových dokladů), který je pak klientovi on-line přístupný přes internet – viz.
Přístup k datům v elektronickému archivu.
I při outsourcingu účetních služeb je dodržována naše hlavní zásada – zásada dvojité kontroly. Zaúčtování prvotních účetních dokladů poslaných do naší firmy v elektronické podobě probíhá ve 2 krocích:
 Automatické zaúčtování
Speciální software vytvořený přímo pro naší firmu převede daňový doklad odeslaný od zákazníka do účetního programu a provede jeho prvotní zaúčtování.
Kontrola automatického zaúčtování
Následně náš pracovník provede administraci daňového dokladu (ověří jeho formální a věcnou správnost) a také zkontroluje jeho zaúčtování.